Od 1 kwietnia 2020 roku w ramach przeciwdziałania COVID-19 wszyscy pracodawcy mogą przez określony czas polecić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej, czyli pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. W rozumieniu ustawy przez „przeciwdziałanie COVID-19” rozumie się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby. Zatem przesłanki polecenia pracownikowi pracy zdalnej są szerokie i w praktyce każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikom pracę zdalną.
Co istotne, szczególna regulacja pracy zdalnej ma charakter czasowy. Przepis stosuje się w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Tu musimy jednak wyraźnie zaznaczyć, że pandemia w jasny sposób pokazała, jak wiele rodzajów pracy może być wykonywane w drodze pracy zdalnej, bez uszczerbku dla wydajności pracownika i jakości pracy. Stąd też przy okazji planowanej nowelizacji kodeksu pracy, intensywnie dyskutowane są zapisy regulujące właśnie pracę zdalną, która miałaby być dopuszczalna nie tylko w czasie pandemii.
Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście o nią wnioskować, ale jego wniosek nie wiąże w żaden sposób pracodawcy.
W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Katalog ma charakter przykładowy i nie wyklucza wykorzystania środków komunikacji elektronicznej.
Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Pracodawca powinien zatem zweryfikować, czy te wymagania są spełnione. Może na przykład odebrać od pracownika oświadczenie, że ten posiada wystarczające możliwości lokalowe. Jednak jeżeli pracownik zgłosi brak możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.
Co jednak przemawia za tym, że pracownik ma odpowiednie warunki lokalowe? Sprawa nie jest tu oczywista, tym bardziej, że poza pobraniem oświadczenia od pracownika, pracodawca nie do końca może to oświadczenie zanegować, a już na pewno nie może wdrażać kontroli w miejscu zamieszkania pracownika, która potwierdzałyby, czy pracownik odpowiednie warunki lokalowe posiada, czy też nie. W tym kontekście przydatne jest więc stworzenie przez pracodawcę regulaminu pracy zdalnej, w której chociaż orientacyjnie określi on swoje wymagania odnośnie warunków lokalowych np. w kontekście ergonomii miejsca pracy pracownika czy też, co jest bardzo istotne, pod kątem RODO i tajemnicy przedsiębiorstwa np. poprzez taką organizację miejsca pracy, która uniemożliwi osobom postronnym zapoznanie się z dokumentami posiadanymi przez pracownika.
Zgodnie ze specustawą, narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Pracownik może używać środków pracy, których nie zapewnił mu pracodawca pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych – w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych – a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
W ramach uprawnień kierowniczych pracodawca może zobowiązać pracownika wykonującego pracę zdalną do prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis czynności, datę i czas ich wykonania. Zlecając prowadzenie ewidencji, pracodawca powinien wskazać formę (na przykład elektroniczną) i częstotliwość jej sporządzania.
Wątpliwości budzi ponadto zagadnienie, czy pracodawca może wymagać od pracownika włączania kamerki internetowej podczas spotkań organizowanych np. na Zoomie czy innej podobnej platformie? Czy takie polecenie nie narusza prywatności pracownika oraz jego domowników? Doktryna póki co stoi na stanowisku, że niezależnie od miejsca pracownik w dalszym ciągu pozostaje pod nadzorem pracodawcy. Oznacza to m.in., że jest on zobowiązany przestrzegać ustalonych zasad i wykonywać polecenia pracodawcy. Jeśli więc pracodawca wymaga od pracownika używania kamerki internetowej, to pracownik do polecenia tego powinien się dostosować. Takie działanie pozwala chociażby ocenić, czy pracownik rzeczywiście świadczy pracę w umówionym miejscu bądź też czy jest zdolny do pracy.