Art. 91 § 1 k.p. stanowi, że należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. (m.in. należności alimentacyjne) mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Co istotne – dług w stosunku do pracodawcy musi istnieć już w momencie wyrażania zgody na potrącenie, niedopuszczalne (choć niestety powszechnie praktykowane) jest wyrażanie zgody na ewentualne przyszłe potrącenie należności przez pracodawcę.
Ważność zgody pracownika na potrącenie z jego wynagrodzenia przez pracodawcę na swoją rzecz zależy od istnienia przyczyny tego potrącenia. Inaczej mówiąc, zgoda ta jest nieważna, jeżeli pracownik w chwili wyrażania zgody nie miał długu wobec pracodawcy. Oznaczałoby to bowiem zakazane w art. 84 k.p. zrzeczenie się przez pracownika prawa do wynagrodzenia.
W uchwale z 4.10.1994 r., I PZP 41/94, SN uznał za nieważną zgodę pracownika na potrącenie z wynagrodzenia należności z tytułu niedoborów, które mogą ujawnić się dopiero w przyszłości. Pogląd ten został podtrzymany w wyroku z 5.05.2004 r., I PK 529/03.
Z kolei w wyroku z 23.10.2008 r., II PK 76/08, SN przesądził, iż pracownik może wyrazić na piśmie zgodę na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę konkretnych kwot nadpłaconego dodatku do wynagrodzenia także wtedy, gdy składnik ten wypłacał mu pracodawca posługujący się wyspecjalizowanymi służbami finansowymi (art. 91 k.p.) (K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz do k.p., 2019).
W piśmiennictwie wskazuje się, że art. 91 § 1 k.p. zawiera trzy warunki, które muszą zaistnieć łącznie po stronie pracownika. Pierwszym jest dobrowolność zachowania pracownika, drugim jego świadomość istnienia zobowiązania i jego wysokości, trzecim zaś forma pisemna zgody (K. Baran, Komentarz do k.p., 2019).
Mając na uwadze ochronne właściwości art. 91 § 1 k.p., należy dojść do wniosku, że wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie jest możliwe, jeśli dług jest skonkretyzowany oraz znany pracownikowi co do wysokości i przesłanek odpowiedzialności. Z tego powodu wyrażenie przez pracownika, na podstawie art. 91 k.p., w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącanie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji, jest nieważne (uchwała SN z 4.10.1994 r., I PZP 41/94). Akceptacja pracownika, o jakiej mowa w art. 91 § 1 k.p., nie może być „blankietowa”, czyli dokonana bez odniesienia się do konkretnej, znanej już należności oraz do skonkretyzowanej kwoty (uchwała SN z 4.10.1994 r., I PZP 41/94).
Co jednak w przypadku, gdy zgoda pracownika nie została wyrażona na piśmie, ale w jakiekolwiek innej formie, np. ustnie przy świadkach lub też w formie mailowej? Jak wskazuje piśmiennictwo, zgoda taka, mimo niedochowania określonej w przepisie formy, nie jest automatycznie nieważna.
Wskazać należy również, że wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie jest czynnością jednostronną. W konsekwencji może zostać w każdym czasie i bezwarunkowo cofnięta. Od tego momentu pracodawca ma obowiązek zaprzestać potrąceń, chyba że ich kontynowanie znajduje umocowanie w art. 87 § 1 k.p.
Czy więc pracodawcy, którzy dotychczas korzystali z potrąceń na postawie zgody pracownika, naruszającej wskazane wyżej przepisy, mogą jakoś tę sytuację „wyprostować”? Owszem, dopuszczalne jest bowiem, aby zgoda na dokonanie potrącenia nastąpiła po jego dokonaniu, gdy pracownik uznaje dług (wyrok SN z 3.08.2012 r., I BP 2/12). W tym wypadku więc rozwiązaniem byłoby zebranie od pracowników takich następczych zgód na dokonanie przedmiotowego potrącenia z uwzględnieniem dokładnych kwot tych potrąceń.