W realiach polskiego porządku prawnego, strony dysponują dużą swobodą w zakresie określenia miejsca wykonywania pracy. Właściwe oznaczenie miejsca świadczenia pracy pozwala określić, kiedy pracownik znajduje się w podróży służbowej. Zgodnie bowiem z art. 775 § 1 k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Sąd Najwyższy w wyroku z 19.03.2008 r. (I PK 230/07) stwierdził, że zakres wyrażenia „miejsce wykonywania pracy” (art. 29 § 1 pkt 2 k.p.) jest szerszy niż zakres nazwy „stałe miejsce pracy” (art. 775 § 1 k.p.) - spełnienie wymagania przewidzianego w art. 29 § 1 pkt 2 k.p. może więc polegać na wskazaniu „stałego miejsca pracy”, jak również na wskazaniu obok stałego miejsca pracy także niestałego miejsca (miejsc) pracy, bądź na wskazaniu niestałych (zmiennych) miejsc pracy w sposób dostatecznie określony.
Jak wskazuje się w doktrynie „Nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy. Miejsce wykonywania pracy powinno być jednak tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Wykonywanie pracy w uzgodnionym przez strony „miejscu pracy” pracownika nie rodzi obowiązku płacenia takiemu pracownikowi ani diet z tytułu podróży, ani świadczeń rozłąkowych. Natomiast gotowość do świadczenia pracy w miejscu pracy jest uznawana za czas pracy” (K. Baran, Komentarz do kodeksu pracy, 2018).
Podróż służbowa (związana z koniecznością pokrycia jej kosztów) musi mieć więc charakter incydentalny. Jej podstawę formalną stanowi polecenie wyjazdu służbowego, które powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane i nie może mieć charakteru generalnego. „Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach. W konsekwencji wykonywaniem zadania służbowego w rozumieniu art. 775 § 1 k.p. nie jest wykonywanie pracy określonego rodzaju, wynikającej z charakteru zatrudnienia. Taka praca bowiem nigdy nie jest incydentalna, ale permanentna.” (uchwała 7 sędziów SN z dnia 19 listopada 2008 roku, II PZP 11/08).
Stanowisko to zostało następnie doprecyzowane w uchwale SN z 9.12.2011 r. (II PZP 3/11). Stwierdzono w niej, że poza pracownikami mobilnymi występują zatrudnieni, którzy wprawdzie stale się nie przemieszczają, jednak wykonują pracę w różnych miejscach – chodzi o tak zwane ruchome miejsce pracy. Każdorazowo stałym miejscem pracy takiego pracownika, w rozumieniu art. 775 § 1 k.p., jest miejsce, w którym przez dłuższy czas systematycznie świadczy pracę. Pracownik taki nie jest w podróży służbowej.
Co również istotne w świetle ewentualnych dodatkowych kosztów pracodawcy, dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika (§ 7 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.